A Sándorfalvi Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztése – Szervezetfejlesztés II.

Jegyzőkönyv – 2010. április 27.
2010-05-11
9/2006.(IV. 25.) Ör. rendelet
2010-05-17

Államreform Operatív Program – 1.A.2/A számú,

„A sándorfalvi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése” című projekt keretében

Projekt kedvezményezettje: Sándorfalva Város Önkormányzata (6762 Sándorfalva, Szabadság tér 1.)

A projekt összköltsége 21 698 000 Ft melynek 92%-át az Európai Unió és az Európai Szociális alap társfinanszírozza, a támogatás mértéke: 19.962.160 Ft.

A projekt megvalósításának időtartama:

2008. december 20-tól 2010. május 20-ig.

Szervezetfejlesztési tanácsadási tevékenységek a Corporate Values Szervezetfejlesztési és Vezetési Tanácsadó Kft. közreműködésével valósultak meg

 

1.1         Stratégiai műhelymunka

A modul célja

A stratégiai műhelymunka célja, hogy a hivatal közvetlen vezetése az érintettek – korábbi folyamatelemek során felmért – elvárásainak kielégítésére olyan stratégiákat alakítson ki, amelyek reagálni tudnak ezekre az elvárásokra, így növelve az érintettek elégedettségét, ezáltal a szervezet sikerességét. Az összes érintett elvárásainak ismeretében a cél tehát olyan szervezeti irányvonalak meghatározása, amely a kielégíti ezeket az igényeket, levetíthető a napi működés szintjére és a szervezet tagjai számára motiválóak.

A modul fő megállapításai

  • Hivatal egységes kommunikációja a városban világos, áttekinthető módon
  • Felettes, ellenőrző szerveknek való megfelelés

A Hivatalban rendszeres ellenőrzést végrehajtó felettes szervek (ÁSZ, MÁK) ne találjanak hiányosságokat. Ezen célkitűzés kapcsán a Hivatal jelenleg is jól teljesít, ugyanakkor fontos, hogy az eredmények továbbra is jók maradjanak.

  • Ügyintézési határidők meghatározása minden területen, hosszú távon lehet ezt belsőleg csökkenteni
  • Ügyintézési idő lerövidítése – az ügyfelek bejelentkezési hajlandóságának javítása
  • Elektronikusan támogatott ügyintézés lehetősége (nyomtatványok, ügymenetek feltöltése)
  • Hivatal elérhetőségének észlelésének javítása
  • Stressz-tűrő képesség javítása, egymás munkájából tanulással, tréninggel, folyamatfejlesztő műhelyek létrehozása

Asszertivitás javítása – egymás felé való igénykifejezés a határidők, feladatleosztások kapcsán

 

1.1         Ügyfélszolgálati folyamatok elemzése

A modul célja

Az ügyfélszolgálati folyamatok, a Polgármesteri Hivatal lakossághoz kötődő legfontosabb tevékenysége. A modul célja ezeknek a folyamatoknak a felülvizsgálata és hatékonyságuk növelése volt. Részletes folyamatelemzésen keresztül olyan újításokat vezettünk be, amelyek jobban illeszkednek a Hivatal által megfogalmazott Küldetéshez és stratégiai célokhoz.

A modul fő megállapításai

  • Nyomtatók konfigurálása, hogy vinyettát/csekket/tértivevényt nyomtasson, illetve tudjon ablakos borítékba nyomtatni. Ezzel lehetne javítani az adóbehajtás hatékonyságát, így több idő lenne a felderítésekre.
  • Adósságok kiegyenlítését lehetővé tevő egységes adatbázisok használata
  • Városüzemeltetési bejelentések nyilvántartása, erőforrás-tervezése, áttekinthetővé tétele

A városüzemeltetéssel kapcsolatos bejelentések a Hivatalba érkeznek, azonban a Városüzemeltetési Kft. kezeli őket. A két szervezet között a feladat-átadási folyamat tisztázásával lehetne javítani a bejelentések és panaszok kezelésén, ellátottságán.

 

1.2         Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás elemzése

A modul célja

A felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás és együttműködés a Polgármesteri Hivatal külső érintettekhez köthető másik legfontosabb tevékenysége. A modul célja a Főfolyamatelemzés során felvetett problémakörök mélyebb vizsgálata, a mögöttük húzódó oksági rendszer feltárása, és megfelelő átalakításokkal a munkafolyamatoknak hatékonyságának növelése volt. Olyan  újításokat vezettünk be, amelyek jobban illeszkednek a Hivatal által megfogalmazott Küldetéshez és stratégiai célokhoz, valamint segítik a korábbi elemekben (a diagnózisban és a főfolyamatban) feltárt nehézségek megoldását.

A modul fő megállapításai

  • Városfejlesztési / PR marketing kapcsolattartó kinevezése
  • A két kft. minél inkább képes legyen saját bevételből fedezni kiadásait
  • Szakemberekkel való ellátottság javítása – annak érdekében, hogy minél több feladatot tudjon a kft. saját erőforrásból elvállalni, saját szakemberekkel ellátni
  • Megrendelési rendszer kialakítása a Hivatal és a Városüzemeltetési Kft. között

Annak felmérésére, hogy a támogatásért cserébe milyen feladatokat várhat el az önkormányzat a cégtől, az első lépést egy árlista létrehozása jelentené. Minden feladatról készülne megrendelési megbízás, amely tartalmazná a szolgáltatás költségeit és a rendelkezésre bocsátott erőforrásokat. A számlázás ténylegesen nem valósulna meg, mégis kimutathatóvá válnának a Hivataltól érkező megbízások bekerülési költségei. Az is egyértelművé válna, hogy milyen valós és milyen tervezett feladatok valósultak meg a rendelkezésre álló támogatási költségkeretből.

A cég oldalán ez a rendszer elősegítené a hatékony erőforrás-tervezés megvalósítását és az önfenntartó képesség javítását. A megrendelési rendszer nyilvántarthatóvá tenné az önkormányzati tevékenységek ellátásán felül rendelkezésre álló erőforrásokat, így a cég tervezhetne további megrendelések elvállalása kapcsán.

Az elvégzett feladatot listaárának meghatározásakor az önköltség és a piaci érték egyaránt lényeges – ennek érdekében a fix és változó költségeket egyaránt szükséges rávetíteni az egyes tevékenységekre.

  • Célok és mutatószámok szerinti működés bevezetése a két kft-nél

 

1.3         Partnerek bevonása a döntéshozatalba

A modul célja

Az önkormányzat a vele egyenragú, szintén a városért, a városban tevékenykedő partnerekkel: vállalkozókkal, civil szervezetekkel, társhatóságokkal együtt tudja elérni a legfontosabb célokat. A kapcsolat fejlesztése során áttekintettük a jelen történeti adottságait, és bevezettünk olyan fókuszokat, amik tovább erősíthetik mind a döntések előkészítését, széleskörűbb megtárgyalását, mind a célok közös végrehajtását, a helyi nem önkormányzati erők összekapcsolását.

A modul fő megállapításai

  • A civil potenciál használata, a városi professzionalizálódással párhuzamosan
  • Személyes egyeztetések szerepének növelése
  • Konkrét célokkal rendelkező fórumok szervezése
  • Önszerveződés beindítása, közönyösség oldása
  • Pályázatok céljának, kereteinek, vállalhatóságának megbeszélése
  • Pályázatok érintettjeinek bevonása a döntés-előkészítésbe
  • A pályázás városi ügy legyen, melyben minél inkább együttműködnek a civilek, az intézmények, a vállalkozók és a Városfejlesztő Kft. munkatársai
  • Információáramlás javítása a közbeszerzések kapcsán (mely munkák kapcsán ki nyerte a megrendelést, helyi vállalkozók megbízásának arány)
  • Civil szervezetek bevonása koncepciók kapcsán a kidolgozás és megvalósítás folyamatába
  • Éves munkaterv készítése a civilekkel való közös munkáról

 

mind pedig a határidők teljesülését

 

Közreműködő szervezet:

VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Kht.

Közigazgatás Operatív Programok Igazgatóság

1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.

Telefon: (1)224-3221

Fax: (1)224-3115

.https://www.vati.hu/

https://nfu.hu

Betűméret