Jegyzőkönyv – 2010. április 27.
2010-05-119/2006.(IV. 25.) Ör. rendelet
2010-05-17Utoljára frissítve 2016-11-01
Államreform Operatív Program – 1.A.2/A számú,
„A sándorfalvi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése” című projekt keretében
Projekt kedvezményezettje: Sándorfalva Város Önkormányzata (6762 Sándorfalva, Szabadság tér 1.)
A projekt összköltsége 21 698 000 Ft melynek 92%-át az Európai Unió és az Európai Szociális alap társfinanszírozza, a támogatás mértéke: 19.962.160 Ft.
A projekt megvalósításának időtartama:
2008. december 20-tól 2010. május 20-ig.
Szervezetfejlesztési tanácsadási tevékenységek a Corporate Values Szervezetfejlesztési és Vezetési Tanácsadó Kft. közreműködésével valósultak meg
1.1 Stratégiai műhelymunka
A modul célja
A stratégiai műhelymunka célja, hogy a hivatal közvetlen vezetése az érintettek – korábbi folyamatelemek során felmért – elvárásainak kielégítésére olyan stratégiákat alakítson ki, amelyek reagálni tudnak ezekre az elvárásokra, így növelve az érintettek elégedettségét, ezáltal a szervezet sikerességét. Az összes érintett elvárásainak ismeretében a cél tehát olyan szervezeti irányvonalak meghatározása, amely a kielégíti ezeket az igényeket, levetíthető a napi működés szintjére és a szervezet tagjai számára motiválóak.
A modul fő megállapításai
- Hivatal egységes kommunikációja a városban világos, áttekinthető módon
- Felettes, ellenőrző szerveknek való megfelelés
A Hivatalban rendszeres ellenőrzést végrehajtó felettes szervek (ÁSZ, MÁK) ne találjanak hiányosságokat. Ezen célkitűzés kapcsán a Hivatal jelenleg is jól teljesít, ugyanakkor fontos, hogy az eredmények továbbra is jók maradjanak.
- Ügyintézési határidők meghatározása minden területen, hosszú távon lehet ezt belsőleg csökkenteni
- Ügyintézési idő lerövidítése – az ügyfelek bejelentkezési hajlandóságának javítása
- Elektronikusan támogatott ügyintézés lehetősége (nyomtatványok, ügymenetek feltöltése)
- Hivatal elérhetőségének észlelésének javítása
- Stressz-tűrő képesség javítása, egymás munkájából tanulással, tréninggel, folyamatfejlesztő műhelyek létrehozása
Asszertivitás javítása – egymás felé való igénykifejezés a határidők, feladatleosztások kapcsán
1.1 Ügyfélszolgálati folyamatok elemzése
A modul célja
Az ügyfélszolgálati folyamatok, a Polgármesteri Hivatal lakossághoz kötődő legfontosabb tevékenysége. A modul célja ezeknek a folyamatoknak a felülvizsgálata és hatékonyságuk növelése volt. Részletes folyamatelemzésen keresztül olyan újításokat vezettünk be, amelyek jobban illeszkednek a Hivatal által megfogalmazott Küldetéshez és stratégiai célokhoz.
A modul fő megállapításai
- Nyomtatók konfigurálása, hogy vinyettát/csekket/tértivevényt nyomtasson, illetve tudjon ablakos borítékba nyomtatni. Ezzel lehetne javítani az adóbehajtás hatékonyságát, így több idő lenne a felderítésekre.
- Adósságok kiegyenlítését lehetővé tevő egységes adatbázisok használata
- Városüzemeltetési bejelentések nyilvántartása, erőforrás-tervezése, áttekinthetővé tétele
A városüzemeltetéssel kapcsolatos bejelentések a Hivatalba érkeznek, azonban a Városüzemeltetési Kft. kezeli őket. A két szervezet között a feladat-átadási folyamat tisztázásával lehetne javítani a bejelentések és panaszok kezelésén, ellátottságán.
1.2 Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás elemzése
A modul célja
A felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás és együttműködés a Polgármesteri Hivatal külső érintettekhez köthető másik legfontosabb tevékenysége. A modul célja a Főfolyamatelemzés során felvetett problémakörök mélyebb vizsgálata, a mögöttük húzódó oksági rendszer feltárása, és megfelelő átalakításokkal a munkafolyamatoknak hatékonyságának növelése volt. Olyan újításokat vezettünk be, amelyek jobban illeszkednek a Hivatal által megfogalmazott Küldetéshez és stratégiai célokhoz, valamint segítik a korábbi elemekben (a diagnózisban és a főfolyamatban) feltárt nehézségek megoldását.
A modul fő megállapításai
- Városfejlesztési / PR marketing kapcsolattartó kinevezése
- A két kft. minél inkább képes legyen saját bevételből fedezni kiadásait
- Szakemberekkel való ellátottság javítása – annak érdekében, hogy minél több feladatot tudjon a kft. saját erőforrásból elvállalni, saját szakemberekkel ellátni
- Megrendelési rendszer kialakítása a Hivatal és a Városüzemeltetési Kft. között
Annak felmérésére, hogy a támogatásért cserébe milyen feladatokat várhat el az önkormányzat a cégtől, az első lépést egy árlista létrehozása jelentené. Minden feladatról készülne megrendelési megbízás, amely tartalmazná a szolgáltatás költségeit és a rendelkezésre bocsátott erőforrásokat. A számlázás ténylegesen nem valósulna meg, mégis kimutathatóvá válnának a Hivataltól érkező megbízások bekerülési költségei. Az is egyértelművé válna, hogy milyen valós és milyen tervezett feladatok valósultak meg a rendelkezésre álló támogatási költségkeretből.
A cég oldalán ez a rendszer elősegítené a hatékony erőforrás-tervezés megvalósítását és az önfenntartó képesség javítását. A megrendelési rendszer nyilvántarthatóvá tenné az önkormányzati tevékenységek ellátásán felül rendelkezésre álló erőforrásokat, így a cég tervezhetne további megrendelések elvállalása kapcsán.
Az elvégzett feladatot listaárának meghatározásakor az önköltség és a piaci érték egyaránt lényeges – ennek érdekében a fix és változó költségeket egyaránt szükséges rávetíteni az egyes tevékenységekre.
- Célok és mutatószámok szerinti működés bevezetése a két kft-nél
1.3 Partnerek bevonása a döntéshozatalba
A modul célja
Az önkormányzat a vele egyenragú, szintén a városért, a városban tevékenykedő partnerekkel: vállalkozókkal, civil szervezetekkel, társhatóságokkal együtt tudja elérni a legfontosabb célokat. A kapcsolat fejlesztése során áttekintettük a jelen történeti adottságait, és bevezettünk olyan fókuszokat, amik tovább erősíthetik mind a döntések előkészítését, széleskörűbb megtárgyalását, mind a célok közös végrehajtását, a helyi nem önkormányzati erők összekapcsolását.
A modul fő megállapításai
- A civil potenciál használata, a városi professzionalizálódással párhuzamosan
- Személyes egyeztetések szerepének növelése
- Konkrét célokkal rendelkező fórumok szervezése
- Önszerveződés beindítása, közönyösség oldása
- Pályázatok céljának, kereteinek, vállalhatóságának megbeszélése
- Pályázatok érintettjeinek bevonása a döntés-előkészítésbe
- A pályázás városi ügy legyen, melyben minél inkább együttműködnek a civilek, az intézmények, a vállalkozók és a Városfejlesztő Kft. munkatársai
- Információáramlás javítása a közbeszerzések kapcsán (mely munkák kapcsán ki nyerte a megrendelést, helyi vállalkozók megbízásának arány)
- Civil szervezetek bevonása koncepciók kapcsán a kidolgozás és megvalósítás folyamatába
- Éves munkaterv készítése a civilekkel való közös munkáról
mind pedig a határidők teljesülését
Közreműködő szervezet:
VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Kht.
Közigazgatás Operatív Programok Igazgatóság
1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.
Telefon: (1)224-3221
Fax: (1)224-3115
