A Sándorfalvi Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztése – Szervezetfejlesztés I.

Jegyzőkönyv – 2010. március 25.
2010-04-15
4/2009. (II. 12.) Ör. sz. rendelet
2010-04-20

Államreform Operatív Program – 1.A.2/A számú,

„A sándorfalvi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése” című projekt keretében

Projekt kedvezményezettje: Sándorfalva Város Önkormányzata (6762 Sándorfalva, Szabadság tér 1.)

A projekt összköltsége 21 698 000 Ft melynek 92%-át az Európai Unió és az Európai Szociális alap társfinanszírozza, a támogatás mértéke: 19.962.160 Ft.

A projekt megvalósításának időtartama:

2008. december 20-tól 2010. május 20-ig.

Szervezetfejlesztési tanácsadási tevékenységek a Corporate Values Szervezetfejlesztési és Vezetési Tanácsadó Kft. közreműködésével valósultak meg

 

1.1         Diagnosztika

A modul célja

 

Ahogyan az ábrán is jól látható, a folyamat legelső lépése a szervezeti Diagnózis volt. Feltártuk a szervezetben rejlő elakadásokat és azok lehetséges okait, valamint azokat az erősségeket, amelyekre támaszkodva a változások felépíthetők, a további szervezetfejlesztési tevékenységek megvalósíthatók. Az információk feldolgozásánál a belső adottságok feltérképezése volt az elsődleges célunk, így a teljesítményprizma modell érintettjei közül a Dolgozók szempontjainak megismerése állt a vizsgálat központjában.

 

1.2         Főfolyamat-átvilágítás, -átstrukturálás

A modul célja

A Főfolyamat elemzés modul a Diagnózishoz nagyon hasonló célokkal rendelkezik: a szervezet működésének megismerése, a folyamatokban lévő anomáliák feltárása, az erősségek feltérképezése. Ahogyan a Diagnózisban a belső adottságokat helyeztük a vizsgálat középpontjába, ebben a modulban a külső környezet elemzését végeztük részletesen.

A hivatalok főfolyamatainak fő érintettjei:az önkormányzat által fenntartott intézmények, elsősorban a saját tulajdonú Kft-k, akikkel való együttműködésben a város vezetése megszervezi a vállalt feladatok ellátását.

Ebben a modulban a felügyelt intézmények igényeit és észleléseit rendszereztük elvárásokká, amelyek ezáltal később becsatornázhatóak lesznek a szervezet célkitűzési közé.

A modul fő megállapításai

  • Informális és formális kommunikáció egyensúlya

A hivatalban kifejezetten jól működik a dinamikus, célorientált, informális kommunikáció, aminek egy fontos veszélye, hogy az informális utakra terelődés háttérbe szoríthatja a formális adminisztrációval támogatott kommunikációt. Ez növeli a hibázás lehetőségét, és a számonkérhetőség megteremetését. Ezért fontos egy olyan dinamikus egyensúly kialakítása, ahol mind a kétfajta (a formális és az informális) koordináció is hasonló arányban van jelen.

  • Feladatkiosztás tisztázása a kiszervezett feladatok kapcsán

A kiszervezett (városüzemeltetési, városfejlesztési) feladatok létrehoztak egy olyan helyzetet, melyben a különböző vezetők (pl. a Műszaki Osztály és a Városüzemeltetési Kft. esetén) ugyanazokért a feladatokért közösen felelősek, közösen kell őket megoldaniuk, nincsen közöttük függelmi viszony. Ezért bizonyos részkérdésekben nincsenek tisztázva a munkamegosztások, a felelősségek.

Ennek kapcsán megoldást jelenthetne a kettős felelősség rendszerének bevezetése: ugyanazon feladatnak a Hivatal és az érintett cég oldaláról is lenne egy felelőse, akik közösen vállalják a feladat időben történő végrehajtásáért a felelősséget.

  • Hatékony információáramlás a két Kft. és a hivatal munkatársai között.

Jelenleg hétfőnként, a jegyző által vezetett értekezleten osztják ki a feladatokat. Annak érdekében, hogy ne ezen a megbeszélésen derüljenek ki a tisztázatlan felelősségi viszonyok miatti végrehajtási hiányosságok, részletes projekttervek készítése szükséges, a heti feladatok felelőseinek és határidejének megnevezésével.

A kettős felelősség rendszerében bevezetésre kerülhetne a rendszeres, péntekenkénti egyeztetés a Hivatal és a cég oldali felelősök között – felkészülésként a hétfői megbeszélésre. A cél a felsővezetés tehermentesítése, tehát a projektfelelősök feladata lenne minden olyan kérdés megoldása, amely nem igényel felsővezetői döntést. A hétfői megbeszélés ezáltal elsősorban a beszámoltatásra fókuszálna, megoldáskeresésre pedig csak azon helyzetek kapcsán, ahol ez közösen szükséges.

Az információ-megosztáshoz hozzátartozik, hogy ha valamelyik fél a projekt feladatkörének változásáról értesül (például a polgármester egyeztet a Hivatal valamely részlegének vezetőjével), akkor a kétoldali felelősök kölcsönösen értesítik egymást, és az összes érintettet az új információkról.

  • Felsővezetői túlterheltség csökkentése

A cél, az, hogy minél kevesebb olyan dolog legyen, melyben kizárólag a polgármester, illetve a jegyző tud és jogosult dönteni, ugyanakkor ne szülessenek rossz döntések.

  • Belső tervezés, szűk keresztmetszetek tudatosítása

A nehézségek kapcsán fontos tudatosítani, hogy a rendszer mely pontján történt az elakadás. A végrehajtás módszeres ellenőrzése révén tudatosíthatók a jellemző szűk keresztmetszetek, mellyel a tervezés során számolni kell, illetve megoldást keresni a kiküszöbölhető jelenségekre.

  • Feladatkiosztás tisztázása az előterjesztések jogi tartalma kapcsán

A Hivatalon belül a képviselőtestületi anyagok megírásánál az előterjesztések jogi tartalmának kidolgozása kapcsán tisztázni szükséges, hogy kihez tartozik a feladat (a Titkársághoz, vagy az egyes szakterületekhez).

  • Stressz-kezelés a nehéz ügyfelek problémáira (pl. esetmegbeszélő körök)
  • Túlterhelődés, kiégés lehetőségének elhárítása
  • Az informatikai rendszer fejlesztése, integrálása folyamatos feladat

 

Közreműködő szervezet:

VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Kht.

Közigazgatás Operatív Programok Igazgatóság

1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.

Telefon: (1)224-3221

Fax: (1)224-3115

.https://www.vati.hu/

https://nfu.hu

Betűméret