A Sándorfalvi Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztése – Szervezetfejlesztés I.
Jegyzőkönyv – 2010. március 25.
2010-04-154/2009. (II. 12.) Ör. sz. rendelet
2010-04-20Utoljára frissítve 2016-11-01
Államreform Operatív Program – 1.A.2/A számú,
„A sándorfalvi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése” című projekt keretében
Projekt kedvezményezettje: Sándorfalva Város Önkormányzata (6762 Sándorfalva, Szabadság tér 1.)
A projekt összköltsége 21 698 000 Ft melynek 92%-át az Európai Unió és az Európai Szociális alap társfinanszírozza, a támogatás mértéke: 19.962.160 Ft.
A projekt megvalósításának időtartama:
2008. december 20-tól 2010. május 20-ig.
Szervezetfejlesztési tanácsadási tevékenységek a Corporate Values Szervezetfejlesztési és Vezetési Tanácsadó Kft. közreműködésével valósultak meg
1.1 Diagnosztika
A modul célja
Ahogyan az ábrán is jól látható, a folyamat legelső lépése a szervezeti Diagnózis volt. Feltártuk a szervezetben rejlő elakadásokat és azok lehetséges okait, valamint azokat az erősségeket, amelyekre támaszkodva a változások felépíthetők, a további szervezetfejlesztési tevékenységek megvalósíthatók. Az információk feldolgozásánál a belső adottságok feltérképezése volt az elsődleges célunk, így a teljesítményprizma modell érintettjei közül a Dolgozók szempontjainak megismerése állt a vizsgálat központjában.
1.2 Főfolyamat-átvilágítás, -átstrukturálás
A modul célja
A Főfolyamat elemzés modul a Diagnózishoz nagyon hasonló célokkal rendelkezik: a szervezet működésének megismerése, a folyamatokban lévő anomáliák feltárása, az erősségek feltérképezése. Ahogyan a Diagnózisban a belső adottságokat helyeztük a vizsgálat középpontjába, ebben a modulban a külső környezet elemzését végeztük részletesen.
A hivatalok főfolyamatainak fő érintettjei:az önkormányzat által fenntartott intézmények, elsősorban a saját tulajdonú Kft-k, akikkel való együttműködésben a város vezetése megszervezi a vállalt feladatok ellátását.
Ebben a modulban a felügyelt intézmények igényeit és észleléseit rendszereztük elvárásokká, amelyek ezáltal később becsatornázhatóak lesznek a szervezet célkitűzési közé.
A modul fő megállapításai
- Informális és formális kommunikáció egyensúlya
A hivatalban kifejezetten jól működik a dinamikus, célorientált, informális kommunikáció, aminek egy fontos veszélye, hogy az informális utakra terelődés háttérbe szoríthatja a formális adminisztrációval támogatott kommunikációt. Ez növeli a hibázás lehetőségét, és a számonkérhetőség megteremetését. Ezért fontos egy olyan dinamikus egyensúly kialakítása, ahol mind a kétfajta (a formális és az informális) koordináció is hasonló arányban van jelen.
- Feladatkiosztás tisztázása a kiszervezett feladatok kapcsán
A kiszervezett (városüzemeltetési, városfejlesztési) feladatok létrehoztak egy olyan helyzetet, melyben a különböző vezetők (pl. a Műszaki Osztály és a Városüzemeltetési Kft. esetén) ugyanazokért a feladatokért közösen felelősek, közösen kell őket megoldaniuk, nincsen közöttük függelmi viszony. Ezért bizonyos részkérdésekben nincsenek tisztázva a munkamegosztások, a felelősségek.
Ennek kapcsán megoldást jelenthetne a kettős felelősség rendszerének bevezetése: ugyanazon feladatnak a Hivatal és az érintett cég oldaláról is lenne egy felelőse, akik közösen vállalják a feladat időben történő végrehajtásáért a felelősséget.
- Hatékony információáramlás a két Kft. és a hivatal munkatársai között.
Jelenleg hétfőnként, a jegyző által vezetett értekezleten osztják ki a feladatokat. Annak érdekében, hogy ne ezen a megbeszélésen derüljenek ki a tisztázatlan felelősségi viszonyok miatti végrehajtási hiányosságok, részletes projekttervek készítése szükséges, a heti feladatok felelőseinek és határidejének megnevezésével.
A kettős felelősség rendszerében bevezetésre kerülhetne a rendszeres, péntekenkénti egyeztetés a Hivatal és a cég oldali felelősök között – felkészülésként a hétfői megbeszélésre. A cél a felsővezetés tehermentesítése, tehát a projektfelelősök feladata lenne minden olyan kérdés megoldása, amely nem igényel felsővezetői döntést. A hétfői megbeszélés ezáltal elsősorban a beszámoltatásra fókuszálna, megoldáskeresésre pedig csak azon helyzetek kapcsán, ahol ez közösen szükséges.
Az információ-megosztáshoz hozzátartozik, hogy ha valamelyik fél a projekt feladatkörének változásáról értesül (például a polgármester egyeztet a Hivatal valamely részlegének vezetőjével), akkor a kétoldali felelősök kölcsönösen értesítik egymást, és az összes érintettet az új információkról.
- Felsővezetői túlterheltség csökkentése
A cél, az, hogy minél kevesebb olyan dolog legyen, melyben kizárólag a polgármester, illetve a jegyző tud és jogosult dönteni, ugyanakkor ne szülessenek rossz döntések.
- Belső tervezés, szűk keresztmetszetek tudatosítása
A nehézségek kapcsán fontos tudatosítani, hogy a rendszer mely pontján történt az elakadás. A végrehajtás módszeres ellenőrzése révén tudatosíthatók a jellemző szűk keresztmetszetek, mellyel a tervezés során számolni kell, illetve megoldást keresni a kiküszöbölhető jelenségekre.
- Feladatkiosztás tisztázása az előterjesztések jogi tartalma kapcsán
A Hivatalon belül a képviselőtestületi anyagok megírásánál az előterjesztések jogi tartalmának kidolgozása kapcsán tisztázni szükséges, hogy kihez tartozik a feladat (a Titkársághoz, vagy az egyes szakterületekhez).
- Stressz-kezelés a nehéz ügyfelek problémáira (pl. esetmegbeszélő körök)
- Túlterhelődés, kiégés lehetőségének elhárítása
- Az informatikai rendszer fejlesztése, integrálása folyamatos feladat
Közreműködő szervezet:
VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Kht.
Közigazgatás Operatív Programok Igazgatóság
1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.
Telefon: (1)224-3221
Fax: (1)224-3115
