Utoljára frissítve 2016-11-01
Államreform Operatív Program – 1.A.2/A számú,
„A sándorfalvi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése” című projekt keretében
Projekt kedvezményezettje: Sándorfalva Város Önkormányzata (6762 Sándorfalva, Szabadság tér 1.)
A projekt összköltsége 21 698 000 Ft melynek 92%-át az Európai Unió és az Európai Szociális alap társfinanszírozza, a támogatás mértéke: 19.962.160 Ft.
A projekt megvalósításának időtartama:
2008. december 20-tól 2010. május 20-ig.
Szervezetfejlesztési tanácsadási tevékenységek a Corporate Values Szervezetfejlesztési és Vezetési Tanácsadó Kft. közreműködésével valósultak meg
1.1 Eredményességi mutatószámok
A modul célja
Az eredményességi mutatószámok kialakítása egy integráló folyamatelem volt, amikor az összes korábbi tanulmány eredményeit felhasználva a hosszú és középtávú célokat közel hoztuk a hétköznapok működéséhez. Meghatároztuk a stratégiai célokhoz köthető eredménymutatókat, és javaslatokat fogalmaztunk meg a változások menedzselésére vonatkozóan. A mutatók kialakítása és bevezetése eszköz a szervezeti hatékonyság mérésére, a folyamatok ellenőrzésére, eszköz a stratégia és jövőkép folyamatos kommunikálására és a teljesítményértékelésre.
1.2 Balanced Scorecard
A modul célja
A Balanced Scorecard keretében egy olyan kiegyensúlyozott mutatószámrendszert dolgoztunk ki, amely segítségével a hivatal folyamatosan ellenőrizni tudja azt, hogy az általa meghatározott legfontosabb tényezőkben hogyan teljesít, milyen eredményeket hoz a szervezet működtetése. A kiegyensúlyozott mutatószámrendszer eredményeképp összegyűjtöttük azokat a releváns mutatókat, amelyek segítenek a kijelölt pályán tartani az önkormányzatot.
2 Vállalások teljesülése
2.1 Cél és értékrend szerinti koordináció
A szempont kifejtése: Annak a felvállalása és nyilvánosságra hozatala, hogy az adott szervezeti célok miként teljesülnek, illetve a teljesülés eredményeinek a visszacsatolása a szervezeti működésbe. Dokumentálni szükséges a célok mérésének a módját. Az értékelésnek ki kell terjednie az ügyfelek és a belső munkatársak elégedettségének a nyomon követésére is.
Ellenőrzési dokumentumok a megvalósítás során: Teljesítmény és minőségértékelés dokumentációja.
Mely tevékenységben hogyan jelenik meg ezen fenntarthatósági szempont?
A fenti fenntarthatósági szempont az alábbi projektelemekben jelenik meg:
Diagnosztika, Főfolyamat-átvilágítás | A szervezeti működés belső és külső érintettjeinek (a Hivatal munkatársainak, intézményi partnereinek és lakossági ügyfeleinek) elvárásait és elégedettségét kérdőíves módszerrel mértük fel, a kiértékelt eredményeket dokumentáltuk és visszajeleztük. Mindez összhangban van a szervezeti célok teljesülésének nyilvánosságra hozatalával. |
Stratégiai workshop | Ezen modul keretén belül történt meg az elégedettségi felmérések eredményeinek szóbeli visszajelzése a vezetőség felé, amely az érintetti elvárások mélyebb tudatosítását szolgálja. A modul során megfogalmazott küldetés-nyilatkozatra, értékrendre és főbb stratégiai szintű szervezeti célokra alapozva kerültek a későbbi lépések során a főbb szervezeti folyamatok átalakításra, amely biztosítja a célok és értékek beépülését a szervezet működésébe. |
Eredményességi mutatószámok | Az eredményességi mutatószámok a célokat fordítják le számokká, amelyek elérését időkhöz lehet kötni, definiálni lehet részteljesítéseket, nyomon lehet követni a megvalósulásukat. Ezzel egy világos jelzőrendszert hoz létre arra vonatkozóan, hogy a kitűzött célok hogyan teljesülnek, hol tart adott időpontban az elérésük, mennyire épültek be a szervezet működésébe. |
Balanced Scorecard | A Balanced Scorecard azért kiegyensúlyozott mutatószámrendszer, mert nem csak arra helyezi a fókuszt, hogy milyen eredmények jönnek létre a szervezet működése következtében, hanem arra is, hogy milyen folyamatokat kell megváltoztatni és milyen belső szervezéseket kell elvégezni ahhoz, hogy az eredmények létrejöjjenek. A balanced scorecard szemléletben kidolgozott mutatószámok a belső szervezési célok eredményességének mérését teszik lehetővé, elősegítik, hogy a cél- és értékrend szerinti működés ellenőrizhetővé váljon a szervezet vezetői számára. |
A cél és értékrend szerinti működést Sándorfalva esetében a következő táblázat tartalmai koordinálják.
CÉL |
Akciók |
Mutatószám |
Célérték |
Felelős |
Érintett |
Informális és formális kommunikáció egyensúlyának megteremtése |
|
feladatkörök listája, melyekről írásos feljegyzés készítése szükséges |
létrejöjjön |
jegyző | Dolgozók |
dokumentált / dokumentálandó feladatok aránya |
100% |
középvezetők | Dolgozók | ||
Feladatkiosztás tisztázása a kiszervezett feladatok kapcsán |
|
Megtartott felelősök közötti értekezletek (pénetki) / jegyzői értekezletek (hétfői) |
100% |
projekt-felelősök | Dolgozók
Saját cégek |
jegyzői értekezleten, beszámoltatásnál felderített hiányosságok száma átlagos száma |
2 |
projekt-felelősök | |||
egyeztetés hiánya miatti hibák száma a kivitelezés során |
0 |
projekt-felelősök | |||
Felsővezetői túlterheltség csökkentése |
|
delegálható feladatok meghatározása |
létrejöjjön |
polgármester, jegyző | Dolgozók |
delegált / delegálható feladatok aránya |
80% |
jegyző | Dolgozók | ||
a szervezeti hierarchia alsóbb szintjén megoldott / megoldható feladatok aránya |
80% |
jegyző
középvezetők |
Dolgozók | ||
Belső tervezés, szűk keresztmetszetek tudatosítása |
|
időbeli csúszások száma a kivitelezés során, a tervezésnél figyelmen kívül hagyott szűk keresztmetszetek miatt |
0 |
projekt-felelősök | Dolgozók |
szűk keresztmetszetek felülvizsgálata / év |
2 |
projekt-felelősök | Dolgozók | ||
szűk keresztmetszetek átfutási idejét csökkentő megoldási javaslatok száma |
min. 2 / probléma |
projekt-felelősök | Dolgozók | ||
Feladatkiosztás tisztázása az előterjesztések jogi tartalma kapcsán |
|
tisztázatlan felelősségi viszonyok miatti hiányosságok száma az előterjesztések jogi tartalmában |
0 |
jegyző | Dolgozók |
felelősség dokumentálása az előterjesztések jogi tartalmáért |
létrejöjjön |
jegyző | Dolgozók | ||
Túlterhelődés, kiégés lehetőségének elhárítása |
|
képzések száma |
1 / év |
középvezetők | Dolgozók |
kivett szabadságok / összes szabadságok aránya, éves bontásban |
létrejöjjön |
titkárság | Dolgozók | ||
szabadságok kivételének %-os eltérése az ütemtervhez képest |
0-15% |
Dolgozók | |||
Asszertivitás javítása |
|
Asszertivitás-tréningek száma |
1 / év |
középvezetők | Dolgozók |
dolgozói elégedettség mérése |
1 / év |
középvezetők | Dolgozók | ||
Felettes, ellenőrző szerveknek való megfelelés |
|
felettes szervek által feltárt hiányosságok száma |
Max 5 |
jegyző,
középvezetők |
Dolgozók |
normatíva-visszafizetési kötelezettségek aránya |
0 |
jegyző | Dolgozók
Intézmények |
||
Informatikai rendszer fejlesztése, integrálása |
|
fejlesztési lehetőségek felülvizsgálata / év |
2 |
informatikus | Dolgozók |
A szempont kifejtése: A szervezet által felvállalt célok értékorientációjában a szakterületet érintő egyes társadalmi értékek megjelenítése, illetve a célok nyilvánosságra hozatala. Az értékorientáció kiterjedhet a releváns szakterületi célok kiemelésére is.
Ellenőrzési dokumentumok a megvalósítás során: A közzétett szervezeti célok.
Mely tevékenységben hogyan jelenik meg ezen fenntarthatósági szempont?
A különböző projektelemek közül az alábbi két modul támogatja legmarkánsabban a fenntarthatósági szempont teljesülését:
Főfolyamat-átvilágítás | A főfolyamat elemzés során a hivatal működésének külső érintettjei által kiemelt elvárások, az ezek teljesülésével való elégedettség, valamint a feltárt kapcsolati jellemzők definiálják tulajdonképpen azon társadalmi értékeket, melyek a fejlesztési folyamat további lépéseiben a szervezeti célokba beépítésre kerültek. |
Stratégiai workshop | A stratégiai műhelymunka során megfogalmazott küldetésnyilatkozat és értékrend közzététele támogatja a fenntarthatósági szempont megvalósulását.
Ezen kívül a diagnózisra és a főfolyamatok feltérképezésére alapozva a hivatal közvetlen vezetése olyan stratégiákat alakított ki, amelyek reagálni tudnak a feltárt elvárásokra, társadalmi értékekre így növelve az érintettek (ügyfelek) elégedettségét, ezáltal a szervezet sikerességét. Ez a lépés kulcsfontosságú volt abban, hogy a feltárt társadalmi értékek megjelenjenek a szervezeti célkitűzésekben, ezáltal becsatornázódjanak a szervezetfejlesztés további tevékenységeibe. Az ügyfelek számára értéket teremtő folyamatokat a későbbi modulok során a stratégiai workshopon megfogalmazott stratégiai céloknak való megfelelés figyelembe vételével alakítottuk át. |
A teljesítményprizma, mint szervezetfejlesztési módszertan szerepe a fenntarthatósági szempont megvalósításában
A fenti modulokon kívül a teljes folyamat során az alkalmazott szervezetfejlesztési módszertan, a teljesítményprizma átfogóan támogatja a társadalmi értékek megjelenését a szervezeti célkitűzésekben, illetve a teljes fejlesztési folyamat során. A teljesítményprizma megközelítés szerint ugyanis a szervezetek működésének célja, hogy az érintettek elvárásait kielégítse, és ennek mentén értékeli a szervezet sikerességét is. Az értékteremtés tehát úgy valósul meg, hogy a szervezet érintettjeinek elvárásai, vagyis a társadalmi értékek kielégülnek.
A polgármesteri hivatalok működésének és feladatainak törvényi keretei gyakorlatilag pontosan megnevezik azokat az érintetteket, akik számára a hivatalnak értéket kell teremtenie, akik elvárásait ki kell elégítenie. Ezen érintettek a következők:
Ezen érintettek a hivatal működése szempontjából a leglényegesebbek, akikre a hivatal működése a legnagyobb hatással van. Ide sorolhatók még az állami felügyelő szerveket vagy a városi civileket, illetve az itt megjelölt érintettek is tovább szegmentálhatók a helyi viszonyoknak megfelelően.
A stratégiailag legfontosabb érintettek, az ügyfelek elvárásai (azaz a társadalmi értékek) áttekintése alapján a hivatal vezetése meghatározta az érintetti elvárásoknak való megfelelés stratégiai célkitűzéseit.
A szervezet működésének mélyebb vizsgálata (ügyfélszolgálati folyamatok, intézményi kapcsolattartás elemzése) során különböző módszerekkel azt vizsgáltuk meg, hogy a szervezet jelenlegi folyamatai mennyire támogatják a kitűzött stratégia megvalósulását, hol kell az elemzett folyamatokon változtatni, vagy milyen új folyamatokat kell létrehozni ahhoz, hogy a stratégiát leginkább támogató és megvalósító szervezeti működés alakuljon ki.
Az eredményességi mutatószámokat és a kiegyenlített mutatószám-rendszert a fejlesztés korábbi lépései során kitűzött célokkal összhangban hoztuk létre. A meghatározott mutatószámok rendszeres mérése ilyen módon biztosítja, hogy a hivatal működése a feltárt társadalmi értékek szerint valósulhasson meg.
Az alábbi ábra összefoglalja a teljesítményprizma módszertanának hivatalokra adaptált folyamatát:
Sándorfalva Polgármesteri Hivatala számára hármas fókusz jelenik meg a jövőbeni irányok meghatározásának alapjaként. Ezek a következők:
Ezekhez a célokhoz igazítva fogalmazódtak meg azok a konkrét célok, amelyek a hivatal egészére, a folyamatokra, és a fejlesztésekre vonatkoznak, és amelyek teljesítését a hivatal mérőszámokkal kívánja követni.
Közreműködő szervezet:
VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Kht.
Közigazgatás Operatív Programok Igazgatóság
1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.
Telefon: (1)224-3221
Fax: (1)224-3115